Forbundet arbejder på demokratiets og menneskerettighedernes grundlag og er uafhængig af partipolitik. Forbundet respekterer medlemsforeningernes selvstændige virke og suverænitet i henhold til deres vedtægter.
Forbundet er en videreførelse af den i 1985 stiftede organisation "Zrzeszenie Polonii Duńskiej", som i 1992 ændrede navn til "Kongres Polonii Duńskiej", samt den i 1993 stiftede organisation "Rada Polonii Duńskiej".
§ 1. Navn og hjemsted
1. Forbundets navn er "Polonia. Forbundet af polske og polsk-danske Foreninger i Danmark"; på polsk: "Polonia. Federacja organizacji polskich i polsko-duńskich w Danii"; på engelsk: "Polonia. Federation of Polish and Polish-Danish Associations in Denmark".
2. Forbundet dækker geografisk alle kommuner i Danmark med adresse hos den til enhver tid siddende landsrådsformand.
§ 2 Formål
Forbundets formål er:
a. At igangsætte, fremme, udvikle og koordinere samarbejdet mellem alle polske og polsk-danske foreninger og organisationer i Danmark, med hovedvægt lagt på samarbejde mellem landsdelene.
b. At udbrede og forsvare kendskabet til polsk kultur, sprog, tradition og historiske værdier. At udbrede Polen-kendskabet i det danske samfund.
c. At udbygge medlemsorganisationernes kontakt til myndigheder og organisationer i og udenfor Danmark.
d. At sikre Polens og Polakkernes omdømme.
e. At virke for Polakkernes integration i Danmark.
f. Atudbygge det kulturelle og økonomiske samarbejde mellem Polen og Danmark.
g. Om muligt at medfinansiere medlemsorganisationernes aktiviteter og projekter, som er i overensstemmelse med Forbundets formål.
§ 3 Medlemskreds
1. Medlemmer af Forbundet er enhver polsk eller polsk-dansk forening eller organisation som kan tilslutte sig Forbundets idégrundlag og formål
2. Indmeldelse sker til Forbundets formand eller kasserer. Medlemskabet har gyldighed ved modtagelse af det første årskontingent. Kontingentets størrelse fastsættes på Landsmøderne.
3. Privatpersoner samt virksomheder, institutioner og organisationer kan blive støttemedlem i Forbundet.
4. Det årlige støttebidrag for støttemedlemmer fastsættes af Landsmødet.
5. Forbundets landsmøde kan efter forslag fra Bestyrelsen tildele yderst fortjente privatpersoner æresmedlemskab i Forbundet.
6. Forbundets landsmøde kan efter forslag fra Bestyrelsen udnævne en aktivist i Forbundet med særlige fortjenester til æresformand.
§ 4 Landsmødet
1. Landsmødet, som afholdes hvert 2. år i 2. halvår, er højeste myndighed. Indkaldelse sker skriftlig.
2. Delegerede og observatører til Landsmødet vælges på medlemsforeningernes generalforsamling efter følgende kriterier:
a. Hver af medlemsforeningerne, der tæller mindre end 10 medlemmer har ret til at udpege 1 observatør uden stemmeret.
b. Foreninger med 10 medlemmer eller derover har ret til at udpege 1 delegeret.
c. Foreninger med 50 medlemmer eller derover har ret til at udpege yderligere 1 delegeret.
d. Foreninger, der har status som æresmedlemmer, har ret til at udpege 1 delegeret uanset antal medlemmer.
e. Bestyrelsesmedlemmer samt æresformand er automatisk delegerede.
3. Forbundets bestyrelse vælges på Landsmødet med følgende sammensætning: Formand, næstformand, sekretær, kasserer, bestyrelsesmedlem. Der vælges desuden 1 suppleant, 1 revisor og 1 revisorsuppleant.
a. Ved direkte valg vælges: Formanden, sekretær og kasserer.
b. Næstformand, bestyrelsesmedlem og suppleant vælges indirekte.
c. Besættelse af posterne som næstformand, bestyrelsesmedlem og suppleant bestemmes efter stemmetal i det indirekte valg.
d. Hvis repræsentanten for ungdomsorganisationer ikke opnå valg til bestyrelsen, har disse organisationer ret til at udpege en observatør til bestyrelsen.
e. Revisor og revisorsuppleant vælges indirekte.
f. Besættelse af posterne som revisor og revisorsuppleant bestemmes efter stemmetal i det indirekte valg.
g. Bestyrelsen samt revisor vælges for 4 år. Formand, sekretær, bestyrelsesmedlem samt revisor vælges samme år, medens næstformand og kasserer vælges to år senere.
h. Suppleant til bestyrelsen samt revisorsuppleant vælges for 2 år.
i. Når en valgperiode bliver afbrudt, skal der vælges en erstatning for den resterende del af valgperioden.
4. Landsmødet indkaldes med 8 ugers varsel. Eventuelle forslag, som skal behandles på Landsmødet, skal være bestyrelsen i hænde senest 4 uger forud Landsmødet.
5. Beslutninger på Landsmødet afgøres ved simpelt flertal. Vedtægtsændringer samt beslutning om Forbundets ophør er undtaget denne regel.
6. Alle møder, al korrespondance og alle referater afvikles og udfærdiges på polsk og på dansk.
§ 5 Landsmødets rammedagsorden:
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Bestyrelsens beretning
4. Regnskab og fastsættelse af kontingent
5. Indkomne forslag, herunder vedtægtsændringer
6. Valg af bestyrelsens medlemmer og suppleanter
7. Valg af revisorer og revisorsuppleant
§ 6 Bestyrelsen
1. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden
2. Bestyrelsen kan nedsætte faste udvalg eller ad hoc udvalg til at varetage særlige opgaver. Kompetencen i sådanne udvalg fastsættes af bestyrelsen
3. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, såfremt formand og 2 af de 4 øvrige medlemmer er til stede
§ 7 Økonomi
1. Forbundets økonomi tilvejebringes gennem de årlige medlemsforeningers kontingent, af tilskud fra privatpersoner, støttebidrag fra virksomheder og organisationer, via tilskud fra polske og danske fonde, legater o.l., af overskud fra Forbundets aktiviteter, lotterier og af gaver eller arv fra privatpersoner eller institutioner.
2. Forbundets regnskab følger kalenderåret og tilsendes i revideret stand til medlemsforeningerne hvert år senest ved udgangen af marts.
§ 8 Vedtægtsændringer
1. Vedtægtsændringer kan alene gennemføres, såfremt 2/3 af de ved Landsmødet tilstedeværende delegerede stemmer herfor. Afstemning sker ved håndsoprækning, eller såfremt det kræves - skriftligt.
§ 9 Forbundets opløsning
1. Forbundet kan kun opløses ved Landsmødets vedtagelse, såfremt 2/3 af stemmeberettigede delegerede stemmer herfor.
2. Forbundets eventuelle formue skal i tilfælde af opløsning skænkes til et polsk/dansk almennyttigt, kulturelt eller humanitært formål.
Nærværende vedtægter er besluttet på Forbundets 1. Landsmøde den 13. november 1999; ændringer er besluttet på Forbundets 3. Landsmøde den 15. november 2003, på Forbundets 4. Landsmøde den 19. november 2005, på Forbundets 8. Landsmøde den 26. oktober 2013 og på Forbundets 12. Landsmøde den 16. november 2019.